Email doanh nghiệp là phương tiện liên lạc không thể thiếu của các công ty, doanh nghiệp trong thời đại kỹ thuật số ngày nay. Thế nhưng email doanh nghiệp là gì? Có giống với email cá nhân hay không? Tại sao cần phải sử dụng email doanh nghiệp? Bài viết này sẽ làm rõ những lợi ích của email doanh nghiệp, giúp cho các đơn vị kinh doanh chú trọng đến việc tiếp cận khách hàng và đối tác tiềm năng qua email tận dụng công cụ này một cách hiệu quả.
Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp là email dưới tên miền của một công ty, doanh nghiệp. Nếu tạo email cá nhân thông thường sẽ có sẵn tên miền dạng @gmail.com, thì đối với email doanh nghiệp khách hàng sẽ có email riêng bao gồm các tên miền tùy chọn, đa số là tên công ty, doanh nghiệp, ví dụ ten@congty.com.
Email doanh nghiệp hiện nay đang được sử dụng vô cùng rộng rãi. Dù là các công ty lớn hay nhỏ thì cũng đều cần phải sử dụng nó để có thể phục vụ tốt cho khách hàng. Email doanh nghiệp thuộc quyền sở hữu của công ty và công dụng quan trọng của nó chính là dùng để trao đổi và liên lạc với các đối tác và khách hàng.
Hiện nay, đây là phương tiện hỗ trợ việc giao tiếp không thể thiếu của các công ty và doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số. Nó bao gồm hoạt động giao tiếp trực tuyến, trao đổi thông tin online, nhận và gửi thông tin giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp và doanh nghiệp với khách hàng. Chính vì thế, một hệ thống mail chuyên nghiệp chính là yếu tố thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả không thể thiếu.
Lợi ích của email doanh nghiệp
Email doanh nghiệp là giải pháp hiện đại cho các doanh nghiệp hàng đầu sử dụng email trong các hoạt động quản trị, giao dịch đòi hỏi tính bảo mật dữ liệu cao, ổn định, truyền tải liên tục và nhanh chóng.
Địa chỉ email dưới tên miền còn đại diện cho thương hiệu của doanh nghiệp vì nó góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp, uy tín giao dịch và quảng bá thương hiệu của công ty.
Email doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp do được tích hợp những tính năng vượt trội hơn so với email miễn phí:
- Chuyên nghiệp: Email doanh nghiệp củng cố lòng tin của khách hàng. Cũng giống như bạn đang phục vụ doanh nghiệp của mình trong bộ vest sang trọng, sử dụng email doanh nghiệp với hình ảnh chuyên nghiệp một cách thông minh sẽ khiến khách hàng có nhiều khả năng mở email hơn so với email miễn phí.
- Luôn cập nhật mọi lúc, mọi nơi: Giao diện thông minh có thể tích hợp vào điện thoại di động, tab, PC … Cho phép người dùng xử lý công việc mọi lúc mọi nơi, vô cùng tiện lợi, linh hoạt và tiết kiệm thời gian.
- Bảo vệ khỏi thư rác nguy hiểm: Email doanh nghiệp thường bao gồm các bộ lọc thư rác và phần mềm chống vi-rút để giữ cho hộp thư đến của bạn sạch sẽ và không có thư rác nguy hiểm.
- Quản lý nhân viên: Email không chỉ để gửi tin nhắn. Email doanh nghiệp cho phép người quản lý nhóm nhân sự hoặc người quản lý dự án tăng hiệu quả bằng cách lên lịch nhiệm vụ và gửi thông báo đến các thành viên.
- Đơn giản và tiện lợi: Gói thư có thể sử dụng Outlook, Webmail, Mobile và các phần mềm thư khác. Cho phép gửi / nhận thư trực tuyến và ngoại tuyến.
- Tiết kiệm và hiệu quả: Công ty đã có được một số lượng lớn email công việc và nhiều tiện ích lớn cho toàn thể nhân viên với mức giá khoảng 1 triệu. Không chỉ vậy, nhiều hệ thống email doanh nghiệp còn có các gói email phù hợp với các công ty vừa, nhỏ đến lớn.
Email doanh nghiệp và email cá nhân có gì khác nhau?
Email được xem là một trong những công cụ liên hệ giao tiếp phổ biến nhất hiện nay. Nó được đông đảo người dùng sử dụng bởi rất tiện ích và mang lại nhiều ưu điểm.
Thế nhưng vấn còn nhiều người đang băn khoăn giữa email doanh nghiệp và email cá nhân có gì khác nhau?
Đối với email cá nhân
Đối với email cá nhân, đây được xem là một tài khoản riêng, do từng cá nhân tạo ra và sẽ được sử dụng miễn phí. Thông thường phần đuôi của nó sẽ là phần tên miền của nhà cung cấp như @yahoo.vn hay @gmail.com. Các thông tin và dữ liệu được trao đổi sẽ lưu trữ trong phần hộp thư và bạn có thể dễ dàng kiểm tra, tạo mail mới bất kỳ lúc nào.
Email cá nhân hiện nay được sử dụng phổ biến trong mọi lĩnh vực từ giáo dục cho đến kinh doanh. Đối với các nhân viên khi sử dụng mail để làm việc, các thông tin của công ty sẽ nằm trên mail và công ty không thể quản lý được. Điều này đồng nghĩa với việc, khi nhân viên nghỉ việc, dữ liệu cũng có thể sẽ bị mất.
Đối với email doanh nghiệp
Đối với email doanh nghiệp, mỗi nhân viên sẽ có một tài khoản khác nhau và thông thường đòi hỏi công ty phải trả phí. Mail này sẽ do chính doanh nghiệp quản lý và phân cấp cho nhân viên sử dụng tùy vào mục đích công việc. Nếu có một nhân viên nghỉ việc, công ty có thể thu hồi về và mọi dữ liệu quan trọng sẽ được lưu trữ an toàn.
Chúng ta không thể tự ý tạo email doanh nghiệp khi chưa được cấp quyền. Ngoài ra, nó còn cung cấp nhiều tính năng tiện ích, có được hệ thống bảo mật cao, chống virus hiệu quả và không dễ bị xâm nhập hay mất tài khoản như mail cá nhân.
Những lưu ý khi sử dụng mail doanh nghiệp bạn cần biết
Tìm kiếm nhà cung cấp đáng tin cậy
Nhắc đến email doanh nghiệp, bạn sẽ có vô số lựa chọn nhà cung cấp với chất lượng dịch vụ, giá cả,… khác nhau, tùy vào mỗi nơi. Vì thế, để tránh những vấn đề xảy ra không mong muốn bạn nên đảm bảo những nơi này sẽ cam kết những tính năng như:
- Tính bảo mật cao.
- Hỗ trợ khách hàng 24/7.
- Chuyển dữ liệu cho khách hàng nhanh chóng.
- Cung cấp giao diện dễ sử dụng.
- Khả năng tương thích trên mọi thiết bị sử dụng.
Tại TitanWeb, chúng tôi cam kết cung cấp hệ thống email doanh nghiệp từ Google và Microsoft, vì vậy luôn đảm bảo chất lượng hàng đầu trên thị trường. Các sản phẩm của Google và Microsoft đã được chứng minh về chất lượng đối với các doanh nghiệp trong khoảng thời gian dài. Vì thế, bạn hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp của chúng tôi.
Hiện tại, TitanWeb đang có chương trình khuyến mãi với mức giá rất hấp dẫn cho các gói email doanh nghiệp. Xem chi tiết thông tin tại đây và hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ sớm nhất.
Chú trọng hệ thống bảo mật
Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng cần phải đảm bảo hàng đầu trong quá trình sử dụng mail doanh nghiệp. Trung bình trên thế giới có hơn 200 tỷ mail được gửi đi và chúng chỉ nhằm mục đích tiếp thị, chưa kể đến trong số đó có rất nhiều mail chứa thông tin nhạy cảm. Và các công ty, doanh nghiệp có thể là “đối tượng” mà kẻ xấu luôn hướng đến.
Bạn nên cẩn thận về vấn đề này bởi trường hợp xấu nhất xảy ra sẽ làm ảnh hưởng đến cả một hệ thống chứ không còn là cá nhân nữa.
Đặt tên mail đúng cách
Một mail được đặt tên đúng cách phải đáp ứng được các nguyên tắc sau đây:
- Tên ngắn gọn, có ý nghĩa.
- Đảm bảo tính thống nhất, hạn chế trùng lặp giữa các phòng ban, nhóm.
- Tránh những tên có tính chất nhạy cảm.
Nhu cầu sử dụng email doanh nghiệp ngày càng gia tăng một cách mạnh mẽ. Điều này khiến cho các đơn vị cung cấp ra đời ngày càng nhiều. Và đứng trước nhiều sự lựa chọn hấp dẫn, tốt nhất bạn nên ưu tiên sự uy tín và chất lượng lên hàng đầu. Hãy liên hệ với TitanWeb để chúng tôi có thể tư vấn và đưa ra gói email doanh nghiệp phù hợp nhất với bạn.