Đánh giá các phần mềm quản lý công việc hiệu quả và miễn phí

Đánh giá các phần mềm quản lý công việc phổ biến và miễn phí

Tại sao cần một công cụ để quản lý công việc?

Mỗi người đều có những nhu cầu, tiêu chí, lựa chọn khác nhau đối với các công cụ hay phần mềm để quản lý công việc. Trước khi lựa chọn công cụ để quản lý công việc, chúng ta nên dành thời gian để xác định nhu cầu cụ thể cũng như nỗi đau mà chúng ta gặp phải trong quá trình quản lý công việc.

Đối với phần lớn các doanh nghiệp thì thường gặp phải 3 nỗi đau dưới đây:

Làm sao để lên được kế hoạch công việc cụ thể cho ngày/tuần/tháng/năm?

Như chúng ta thường thấy, công ty nào trong buổi tổng kết cuối năm thì đều có phương hướng hoạt động cho năm tới. Tuy nhiên, việc từ phương hướng đó mà đưa ra kế hoạch hành động cho quý/tháng/tuần/ngày thì không dễ chút nào.

Làm thế nào để từ một ý tưởng, một dự định mà có thể chia nhỏ ra thành các phần công việc cho từng giai đoạn phát triển của công ty là một câu hỏi mà các nhà quản lý cần phải trả lời.

Làm thế nào để có được danh sách công việc chi tiết?

Khi có kế hoạch rồi, thì câu hỏi tiếp theo là ai sẽ là người thực hiện, thời gian thực hiện như thế nào, nội dung cụ thể công việc ra sao, ước tính khối lượng/chi phí thế nào, …

Việc bóc tách công việc chi tiết như vậy rất cần sự trợ giúp của một công cụ để giúp chúng ta có thể lên được danh sách công việc cụ thể, chi tiết mà không bỏ sót, và khi cần cập nhật, bổ sung thì có thể làm được dễ dàng.

Làm sao để theo dõi tiến độ công việc?

Khi đã có danh sách công việc cụ thể, một câu hỏi quan trọng dành cho người quản lý là làm sao biết được tiến độ của công việc. Nếu không thì sẽ rất khó có thể biết được công việc có đạt được hay không, phần công việc dự tính của tuần/tháng trước đã được làm hay chưa?

Nếu không có công cụ trợ giúp thì phần quản lý tiến độ sẽ rất phụ thuộc vào người quản lý, họ phải trao đổi trực tiếp với các nhân viên. Như thế toàn bộ luồng công việc sẽ phụ thuộc rất lớn vào người quản lý. Và điều đó sẽ dẫn đến tình trạng:

  • Người quản lý phải nhớ được tất cả các đầu việc của nhân viên. Việc này thực sự là không cần thiết và dễ gây sai sót. Chúng ta nên dành đầu óc để làm những công việc có giá trị, đem lại sự phát triển cho công ty thay vì nhớ danh sách công việc.
  • Người quản lý phải giao tiếp trực tiếp với nhân viên, mà điều này không phải lúc nào cũng tốt. Nhất là trong giai đoạn hiện nay, khi dịch Covid-19 bùng phát, xu hướng làm việc từ xa đã và đang trở thành một phương thức làm việc mới. Cách thức mà chúng ta trao đổi, giao tiếp cũng đã dần thay đổi. Vì thế, giao tiếp trực tiếp sẽ dần giảm đi vai trò của nó.
  • Cuối cùng, nếu việc theo dõi tiến độ mà phụ thuộc vào người quản lý thì họ chính là nút thắt trong quy trình hoạt động và thậm chí là rào cản cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Với những nguyên nhân trên, chúng ta cần một công cụ để giúp chúng ta theo dõi và quản lý công việc một cách nhẹ nhàng và hiệu quả.

Những công cụ quản lý công việc phố biến

Trước khi lựa chọn một công cụ để quản lý công việc, bạn cần có những nguyên tắc lựa chọn cho phù hợp. Tránh tình trạng thấy một công cụ hay thì dùng thử, sau đó thấy công cụ khác cũng hay thì lại chuyển. Điều đó sẽ khiến chúng ta nhảy qua lại giữa các công cụ mà không đem lại hiệu quả cho công việc của mình.

Khi bạn đã có danh sách những nhu cầu và tiêu chí của mình trong việc lựa chọn các công cụ, thì đã đến lúc bạn tìm hiểu các công cụ này và thử nghiệm chúng xem công cụ nào là phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Lưu ý: Một số bạn hay nhầm lẫn giữa phần mềm quản lý công việc và phần mềm CRM. Tuy trong một số trường hợp thì có thể tận dụng phần mềm quản lý công việc để quản lý hợp đồng, nhưng nó không hoàn toàn là CRM – nơi bạn cần lưu trữ thông tin khách hàng để chăm sóc sau này.

Dưới đây là một vài công cụ, phần mềm quản lý công việc phổ biến, được chia thành 6 nhóm theo thứ tự từ đơn giản tới chuyên nghiệp:

các công cụ quản lý công việc hiệu quả

Giấy bút/Sổ

Đây là công cụ rất hiển nhiên và ai cũng dùng. Tuy là công cụ thô sơ, nhưng giấy bút là công cụ ghi chú và quản lý công việc cá nhân rất hiệu quả và cực kỳ dễ dùng.

Bạn chỉ cần ghi các đầu việc cần làm trong ngày hay trong tuần. Bạn cũng có thể vẽ thêm 1 số hình thù để cho trực quan và có cảm hứng. Hình dưới là một cách dùng sổ để ghi lại danh sách công việc:

ghi chép công việc

Quyển sổ này ghi chép theo phương pháp GTD – Getting Things Done (hoàn thành các công việc). Ở đây, bạn có thể thấy các công việc được liệt kê theo ngày và việc nào đã hoàn thành thì được đánh dấu X. Có một số hình vẽ để làm cho danh sách công việc bớt cứng nhắc và tạo cảm hứng hơn.

Tuy vậy, giấy bút hay sổ ghi chép rất hạn chế trong việc làm đội nhóm hoặc trong một công ty.

Các phần mềm ghi chú

Đây là phiên bản số hoá của giấy bút. Các phần mềm này có thể kể đến như Sticky note trên màn hình Desktop của Windows, ứng dụng Note trên điện thoại hay gần đây là phần mềm nổi tiếng Notion. Dưới đây là ảnh chụp màn hình của Notion:

phần mềm ghi chú Notion

Notion hay các phần mềm ghi chú khác cho phép bạn ghi chép lại các loại nội dung, chèn hình ảnh, bảng biểu và phân chia chúng vào các thư mục khác nhau. Các phần mềm này rất linh hoạt.

Tuy nhiên, chúng cũng chỉ là các phần mềm ghi chép, việc dùng cho đội nhóm, doanh nghiệp thì cũng rất hạn chế.

Các phần mềm nhắc việc

Có 2 phần mềm nhắc việc phổ biến mà mọi người hay dùng, là Google Calendar và Zalo.

Zalo có tính năng giao việc, sau đó đến ngày thì sẽ nhắc chúng ta về công việc đó. Tuy nhiên, tính năng này không giúp chúng ta quản lý được công việc. Tức là nếu chúng ta là nhà quản lý, thì rất khó để xem các việc chúng ta đã giao, và tiến độ thực hiện đến đâu. Ngoài ra, do chỉ có tính năng nhắc việc, nên nếu có công việc cần có thời gian thực hiện dài như một hợp đồng B2B, thì sẽ không hay lắm nếu như chỉ đến ngày deadline ta mới được nhắc việc (mà đúng ra là cần phải chuẩn bị và thực hiện được từ trước đó một thời gian).

Google Calendar cũng tương tự như phần nhắc việc. Tuy nhiên, Google Calendar giao diện trực quan hơn, giúp chúng ta xem được danh sách các việc đã lên lịch.

google calendar

Google Calendar rất tiện cho việc lên lịch cho các cuộc họp hay cuộc gặp mặt. Tuy nhiên, nếu dùng Google Calendar để quản lý công việc giữa mọi người thì cũng gặp vấn đề về theo dõi tiến độ công việc giữa các thành viên với nhau.

Các phần mềm quản lý công việc cá nhân

Quản lý công việc cá nhân giúp bạn lên danh sách các công việc cần thực hiện, và đánh dấu việc nào đã hoàn thành, việc nào chưa. Có rất nhiều phần mềm quản lý công việc cá nhân, trong đó phổ biến là Google Keep hay Todoist. Dưới đây là ảnh chụp màn hình của Todoist:

phần mềm quản lý công việc cá nhân Todoist

Ở đây, các công việc được chia vào các thư mục (có thể phân cấp). Các công việc thì có thể đặt màu cho trực quan và dễ dùng. Các phần mềm này cũng có tính năng nhắc việc, quản lý theo thời gian, …

Tuy nhiên, các phần mềm này bị hạn chế trong việc quản lý, cộng tác đội nhóm.

Excel/Google Sheet

Để khắc phục việc quản lý cho đội nhóm, một số đơn vị đã dùng Excel hay Google Sheet để lên danh sách công việc. Trong đó, các công việc là các hàng, các cột là tên khách hàng, thời hạn hoàn thành, người thực hiện, …

Về cơ bản, phương pháp này giúp bạn liệt kê được danh sách công việc và quản lý được danh sách đó. Tuy nhiên, bản thân Excel hay Google Sheet không phải là phần mềm quản lý công việc, chúng sẽ thiếu các tính năng tương tác, comment, upload file, …

Các phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp

Nếu nhu cầu quản lý công việc mà bạn gặp phải chỉ gói gọn trong các tính năng cơ bản thì bạn có thể sử dụng một trong các công việc trên. Tuy nhiên, nếu như bạn gặp phải các nỗi đau được nói đến ở đầu bài viết thì có lẽ bạn cần một công cụ quản lý công việc chuyên nghiệp.

Nhóm các phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp trên thế giới có rất nhiều, ở đây giới thiệu một số phần mềm nổi tiếng:

  • Asana: Phần mềm quản lý công việc miễn phí cho doanh nghiệp dưới 16 người, không giới hạn số dự án, đầu việc và dung lượng upload. Bạn có thể sắp xếp công việc theo dạng bảng, dạng danh sách, dạng lịch, tạo bộ lọc, …
  • Trello: Phần mềm quản lý công việc miễn phí theo mô hình Kanban, không giới hạn số người hay dự án, công việc.
  • Jira: Phần mềm quản lý công việc nổi tiếng cho các doanh nghiệp công nghệ, rất linh hoạt và đầy đủ tính năng.
  • Bitrix24: Phần mềm quản lý doanh nghiệp, trong đó có phần quản lý công việc. Có gói miễn phí.
  • Base: Phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện của Việt Nam, trong đó có phần quản lý công việc.

Tính năng của các phần mềm này đều rất ổn và đều giúp chúng ta giải quyết được hầu hết các vấn đề/nỗi đau mà chúng ta đã liệt kê ở đầu bài viết. Việc lựa chọn phần mềm nào cho phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: giao diện, tính đơn giản, sự linh hoạt, sự tương tác dễ dàng, … Và bạn nên trải nghiệm các phần mềm này để hiểu cách thức chúng hoạt động và xem chúng có phù hợp với nhu cầu của mình hay không.

Trong video dưới đây, anh Trần Ngọc Tuấn Anh – CEO của TitanWeb – đã chia sẻ trải nghiệm cụ thể của mình trong việc sử dụng các tính năng của Asana và việc ứng dụng chúng trong các mảng công việc cụ thể của doanh nghiệp như: quản lý hợp đồng, quản lý triển khai kỹ thuật và quản lý đội ngũ marketing:

Nên lựa chọn phần mềm nào để quản lý công việc?

Khi lựa chọn phần mềm để quản lý công việc, hãy lưu ý rằng không có công cụ nào là hoàn hảo, không có công cụ nào có thể đáp ứng được mọi nhu cầu. Mỗi công cụ đều có thế mạnh riêng và chúng ta cần phải tìm hiểu để xác định xem công cụ nào phù hợp. Nhất là trong lĩnh vực công nghệ, khi các phần mềm được phát hành liên tục và được cập nhật liên tục. Việc tìm hiểu các phần mềm một cách kỹ lưỡng, dựa trên các tiêu chí cụ thể sẽ giúp chúng ta bớt “nhảy” từ phần mềm này sang phần mềm kia.

Điểm thứ hai cần nhớ là cần phải sử dụng phần mềm nhuần nhuyễn, khớp với quy trình thì mới thực sự đem lại hiệu quả. Và mọi nhân viên trong công ty cần phải được đào tạo để sử dụng phần mềm theo đúng quy trình mà công ty đã tạo ra. Như vậy, việc áp dụng phần mềm mới giúp mọi người phối hợp với nhau tốt hơn và công việc trôi chảy hơn.

Cuối cùng, không nên cứng nhắc trong việc sử dụng phần mềm, mà cần phải áp dụng một cách linh hoạt và sáng tạo. Tránh việc copy cách sử dụng của các công ty khác hay dùng chỉ ở dạng mặc định. Việc sử dụng phần mềm để giúp chúng ta gỡ các nút thắt trong quản lý công việc, vì vậy, hãy sử dụng chúng một các linh hoạt để giải quyết được bài toán đó.

Với những chia sẻ như vậy, chúc các bạn lựa chọn được phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp hay đội nhóm của mình để gia tăng hiệu suất và giảm thiểu công sức quản lý. Nếu các bạn có thắc mắc hay cần sự trợ giúp, hãy để lại bình luận hoặc liên hệ với chúng tôi.